Expert dá 8 dicas para administrar melhor o seu tempo em 2016

publicado na Marie Claire

Já estamos em 2016 e você ainda tem aquela sensação de que não viu 2015 passar. Sem contar as vezes que se pegou dizendo que não tem tempo para nada ou respondeu a um amigo que está “na correria”. Será que o tempo é tão curto assim e tudo tão urgente para vivermos sempre correndo? Não, não é. Pelo menos é o que defende Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e produtividade. “O problema não é a quantidade de horas que temos, o que faz a diferença é o uso dessas horas. Estamos trabalhando mal, em maior quantidade, com mais estresse e menos resultados. Isso tudo porque gerenciamos nosso tempo de forma incorreta”, afirma.

Segundo Barbosa, em um ambiente desorganizado e sem planejamento, as pessoas têm mais chances de ficarem estressadas, sem energia, sem motivação, sem ânimo para os relacionamentos e mal conseguem cuidar da própria saúde. E é daí que vem a impressão de que o tempo está correndo mais rápido. “A pessoa que não organiza as tarefas acaba virando escrava das circunstâncias e tudo se torna uma urgência”, diz o especialista.

A solução? Planejamento. “Algumas pessoas parecem ter medo dessa palavra, pois acham que é uma tarefa muito complicada. Meu conselho é que as pessoas experimentem uma nova forma de gestão, adequada à própria maneira de agir e de se organizar”, afirma Barbosa. Ao fazer isso você trabalhará menos, se planejará melhor e ainda focará no que é realmente importante. O especialista listou oito dicas para administrar melhor o seu tempo e ter uma rotina mais equilibrada, com melhores resultados na vida profissional e, consequentemente, na pessoal.

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1 – PLANEJE COM TRÊS DIAS DE ANTECEDÊNCIA

É comum pensar e organizar apenas o “hoje”. Mas a recomendação do especialista é começar olhando ao menos três dias para frente. Se você conseguir organizar uma semana inteira, melhor ainda. Na hora de planejar, avalie a duração de cada atividade e não exagere, pois sempre deve sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer. “A partir do momento que começamos a pensar com antecedência o tempo sempre será um aliado. Se você pensar na última hora, ele nunca vai ser favorável”, diz Barbosa.

2 – ANOTE A SUA PROGRAMAÇÃO

Todas as tarefas devem ser anotadas, pois se você não consegue mensurar e enxergar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar o tempo. Não adianta tentar deixar tudo gravado na cabeça. Não importa onde você vai anotar seus compromissos. A escolha dessa ferramenta se baseia no estilo de cada pessoa. Segundo o especialista, a ideal é aquela com a qual você mais se identifica. Pode ser uma agenda de papel, um aplicativo ou um software.
3 – AVALIE A AGENDA TODOS OS DIAS
Ao checar seus compromissos diariamente você consegue priorizar tudo o que deve ser feito e checar se existem horas suficientes para cumprir o que foi planejado.

4 – FUJA DA URGÊNCIA

Procure adiantar as tarefas que você precisa realizar e não deixe que o prazo fique curto. Quando chegar ao trabalho, comece pelas atividades mais rápidas e reserve algumas horas para as pendências que, inevitavelmente, surgem ao longo do dia. Depois, foque no que é importante.

5 – CLASSIFIQUE AS TAREFAS

Segundo o especialista, todas as tarefas podem ser distribuídas em uma das esferas do que Barbosa chama de “Tríade do Tempo”. Existem as atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou; as atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas; e as atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo. Ele afirma que o foco sempre será reduzir as atividades urgentes, priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente. O passo seguinte é aumentar as tarefas importantes, que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado. E, por último, eliminar as circunstanciais, aprendendo a dizer não ou simplesmente excluindo-as da sua rotina.

6 – PREPARE-SE PARA OS IMPREVISTOS

É muito importante ter um tempo reservado para possíveis imprevistos e urgências. Ao realizar o planejamento das tarefas, não lote sua agenda de compromissos.“Recomendo que você mensure as atividades do seu dia e veja quantas horas tem planejadas x horas disponíveis”, diz Barbosa. Afinal, durante um dia de trabalho podem surgir diversas tarefas urgentes a serem realizadas, que exigirão uma reprogramação da agenda.

7 – APRENDA A DIZER NÃO

Se você, como muita gente, tem dificuldade para dizer não, a dica do especialista é criar o que ele chama de “lista da clareza”. Divida a folha em duas colunas. De um lado, liste todas as ações aceitáveis, e, do outro tudo, aquilo que você negará. Por exemplo: na lista do “sim” considere uma viagem no fim de semana, mudar de empresa… No lado do “não”, coloque aquele curso não muito interessante ou um evento no dia em que a sua agenda já está cheia. Valem momentos do ambiente pessoal e do profissional. O importante é considerar a sua disponibilidade e vontade de realizar tais atividades. A partir do momento que decidir o que fazer, a posição deverá ser mantida. “No início, pode parecer difícil mas esta é uma atitude pequena e simples que começa dentro de você, reafirma a importância da sua resposta e evita conflitos internos”, afirma. Ao aprender a montar esta lista, você vai se organizar melhor e criar recursos para dizer a verdade diante de qualquer situação.

8 – DELEGUE

Apesar de grande parte das pessoas terem um perfil mais centralizador, delegar é de extrema importância. “Quanto mais você delega, mais tempo tem disponível. Com isso, você consegue subir na cadeia de trabalho na empresa e na cadeia de produtividade, pois sobra mais tempo para evoluir em outras áreas da vida”, diz.

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