16 dicas para ganhar 2 horas por dia – no mínimo

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Sempre que escrevo sobre Scrum ou ferramentas interessantes para o dia a dia, meu artigo tem um alcance incrível. O mesmo acontece quando crio posts baseados em oferecer “x dicas/maneiras/estratégias” sobre alguma coisa.

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O que todos eles tem em comum? As pessoas estão sedentas por tudo que possa lhe ajudar a ganhar tempo, ser produtivo, fazer algo melhor.

A verdade é que evoluímos em diversos aspectos, temos conteúdos “para dar com pau” na internet, recebemos informação a cada segundo e acumulamos cada vez mais tarefas. Mas continuamos sendo seres humanos e nosso dia continua tendo 24 horas.

Como então não ser consumido pelo dia a dia e não virar um robô que só trabalha, que não realiza metas e sonhos, que semana a semana empurra com as barriga algo que ainda não deu tempo de ser feito, porque sempre estamos na correria?

Já não nos reunimos mais com amigos e família. Já não conseguimos trabalhar apenas 8 horas por dia. E quando percebemos já se passaram cinco, dez, vinte anos. E a vida passou.

Listo algumas dicas que podem ajudá-lo.

1) Checklists

Estou com 30 anos, mas até os 27 eu me gabava que não esquecia nada. O problema é que conforme os anos passam, o cérebro não é o mesmo. É natural que a gente comece a se esquecer das coisas. Sempre me apoiei em checklists, que no começo eram mentais. Hoje além dos mentais, faço no celular e no computador. Mas o mais importante é fazer isso de forma priorizada, senão não adianta muito. Já escrevi sobre checklists neste post.

2) Não adie

Todos nós temos um punhado de coisas chatas a fazer no dia a dia e as vezes empurramos essas coisas para depois. Mas quer um conselho? Resolva isso o quanto antes. Pode ser agora, inclusive. É que se você empurra ou deixa para depois, seu cérebro fica martelando aquilo o tempo todo. E ai você só vive pensando nisso e não aproveita outros momentos e coisas.

3) Roube uns minutos daqui e dali

Se a gente foca no que realmente importa naquele dia, com certeza vai sobrar tempo. O problema é que perdemos 10 minutos lendo algo que não deveríamos, 30 minutos numa reunião improdutiva, 15 minutos xeretando perfis no Facebook. E no final do dia, juntando tudo isso, teríamos no mínimo uma ou duas horas que teriam sido poupadas e que poderiam virar tempo pra malhar, ler um livro, visitar alguém. Policie-se nesse sentido.

4) Use a teoria de Pareto

De acordo com o princípio de Pareto 20% das coisas entregam 80% do valor. Isso quer dizer que se você se focar no que realmente importa e é prioritário no dia, vai chegar ao final dele com algo pronto que representa 80% do valor daquele dia ou projeto. Escrevi sobre ela aqui O Scrum, o princípio de Pareto, a produtividade e outras teorias relacionadas.

5) Tenha também listas do que NÃO fazer

To do lists? Legal. Mas Not to do lists são mais legais ainda. Analise o que você pode tirar do seu dia, que só come tempo e não acrescenta nada. Outro dia um colega estava com dúvidas em um assunto, eu o convidei a ir assistir uma aula minha sobre o assunto na universidade. Ele preferiu ir beber com amigos e perdeu. No dia seguinte me escreveu perguntando se eu podia ajudá-lo e eu respondi que não. Graças a Deus com 30 anos sei dizer mais não. E este era um dos momentos que mereciam um não, porque se eu dissesse sim, gastaria pelo menos uma hora digitando loucamente num chat de Facebook as orientações que ele poderia ter visto na minha aula, mas que preferiu não ver para beber. Então, crie listas do que você não fará mais, porque não acrescenta, porque não é sua praia, porque você não é obrigado. Ou “porque eu não sou tuas nega”.

6) Antecipe sua vida em 3 dias

Planeje o que você precisa fazer nos próximos três dias e antecipe as tarefas. Tem um relatório pra entregar na quinta? Então faça na segunda-feira, porque deixar para a última hora torna tudo mais difícil.

7) Aprenda a ler escaneando

Ganho muito tempo lendo textos de forma escaneada, ou seja, eu bato o olho nos termos e trechos que realmente importam e assim consigo saber rapidamente o que me interessa sem precisar ler tudo.

8) Fuja de reuniões desnecessárias

Steve Jobs chegava a expulsar de suas reuniões pessoas que não eram necessárias ali. Muita gente passa a vida de reunião em reunião e adora convocar pessoas apenas para gastar o tempo delas. Conheci sujeitos que não ficavam em suas cadeiras resolvendo o que eram pagos para resolver, pois viviam em reuniões. Eu mesma só marco reunião quando realmente é necessário. Procuro resolver os assuntos no dia a dia mesmo. Quer uma dica? Pegue do Scrum o conceito de reuniões diárias de 5 ou 15 minutos no máximo. De preferência em pé. Use esse momento pra focar no que importa, resolva o que estiver impedindo.

9) Pare de ser um enrolildo

Eu tive um gestor que era só promessas. Ele prometia tanto e esquecia tanto, que passei a nem considerar mais o que ele dizia. O cara simplesmente não realizava nada! Não seja um desses, é chato e feio.

10) Não seja o ansiosinho

Tem gente que se desespera com uma atividade que vai precisar fazer daqui meses. Calma! Foque no que importa, priorize, não seja consumido por algo que ainda nem aconteceu.

11) Chega de brincation sem limites

Tem gente que se empolga demais com momentos de descontração entre colegas de trabalho e não sabe a hora de parar. Não seja o sem noção.

12) Use a técnica Pomodoro

Ela consiste em focar-se em algo por 25 minutos direto, sem ser interrompido. Tem até aplicativo pra ajudar. Funciona muito bem! Eric Hayashi escreveu sobre isso aqui.

13) Priorize o tempo todo!

Tem coisas que dá pra deixar pra depois. Mas tem coisas que o ideal é fazer antes, pois desta coisa dependem outras. Estruture um pensamento que o permita entender o que deve ser feito primeiro, pra que você não tenha que fazer de novo ou ir ao local de novo. Lembre-se também que sempre temos tarefas que são urgentes, outras que são apenas importantes e algumas que podemos deixar para depois.

14) Comunicação clara e fluída, sempre!

Se você sabe pedir, as pessoas saberão exatamente o que fazer. Se sua equipe tem de forma clara as atividades que são prioritárias, saberão focar no que importa. Usar ferramentas como o Trello podem ser bem legais!

15) Leia sobre Scrum e Kanban

Seja para desenvolver software ou para outras coisas da vida, estude um pouco sobre Scrum e Kanban, metodologias ágeis. Elas me ensinaram muito! Eu fiz um post aqui com “10 artigos sobre Scrum que valem por um curso”. E o mais recente foi “O boom do Scrum”.

16) Não vire o robô da produtividade

Não precisa anotar sua vida num caderninho, ok? Saiba o que deve ser planejado, sim. Anotar e planejar demais também gasta tempo e não é produtivo. Mas saiba também a hora de chutar tudo pro alto, desligar o celular e ir fazer algo prazeroso!

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