Coaching dá sete dicas de gerenciamento de tempo para reduzir o estresse na rotina

Publicado em O Globo

O tempo não para. Na verdade, a impressão é que ele corre cada vez mais rápido — e nós o acompanhamos de perto. Na contemporaneidade, não atender às demandas da rotina acelerada é sinônimo de ser deixado para trás. E perder tempo? Poucas expressões assustam mais numa realidade onde cada segundo é supervalorizado.

Viver no frenesi, entretanto, não é saudável nem para a saúde física ou mental. Segundo José Roberto Marques, presidente do Instituto Brasileiro de Coaching, a falta de equilíbrio entre o pessoal e o profissional está diretamente relacionada ao estresse. Para evitá-la, além da prática de exercícios físicos e meditação, o coaching recomenda uma estratégia que muitas vezes sequer é cogitada: a gestão de tempo. Sobre quem precisa dessa organização, ele exemplifica:

— Quem começa um projeto e não termina, leva serviço para casa, trabalha final de semana e perde a credibilidade precisa de uma boa gerência de tempo para ser mais produtivo.

A gestão de tempo pode ser utilizada em qualquer circunstância; seja no trabalho ou no ambiente particular. O primeiro grande passo para integrar uma organização do tempo à vida é, de acordo com o especialista, abandonar o pensamento individual e passar a forçar um “pensamento sistêmico”, ou seja, voltado para a coletividade.

— Quando se cultiva um pensamento sistêmico, a maneira como lidamos com as tarefas muda completamente. Entendemos melhor os processos que nos favorecem ou não, além de desenvolvermos a disciplina e o foco — explica ele.
Os processos escolhidos para uma organização mais produtiva do tempo variam de caso a caso. Marques, por exemplo, adotou mandar mensagem para si mesmo em intervalos regulares para lembrar de cumprir atividades. Existem, porém, algumas dicas que ele dá que atendem a todos.

Otimize o tempo
Anotar o padrão do dia durante a semana é uma estratégia eficaz de otimizar o tempo. É a partir desse autofeedback que se compreende quais estratégias funcionam melhor. Os recursos utilizados variam de acordo com o particular: a rotina pode ser registrada em agendas eletrônicas ou físicas e até mesmo post-its.

Planeje o tempo
Pensar o tempo disponível é uma etapa importante do planejamento da rotina — e isso somente é possível através dele. Definir prazos, inclusive, auxilia a definição do que é ou não importante, além de faciliar o cumprimento.

Defina uma agenda de tempo
Quem tem uma memória boa pode montá-la na cabeça, porém a maioria deve optar pelo uso das agendas clássicas de papel. Há ainda as alternativas digitais, encontradas nos celulares. Aplicativos como o Evernote, por exemplo, são de grande valia para anotar os compromissos.

Estabeleça prioridades
Estabelecer as prioridades é indispensável para encontar um ponto de partida. Pense o que é importante e trará resultado, quais prioridades estão com o prazo de compromisso quase expirado e quais são desnecessárias. Nem sempre é possível dar conta de tudo, portanto, reflita com cautela.

Evitar distrações
Fazer uma autoanálise sobre o ambiente de trabalho e lembrar os elementos que podem estar tirando a atenção também vale a pena. Se no local de produção há muito barulho que atrapalha a concentração, evite.

Delegar tarefas
Embora a maoioria das pessoas prefira realizar trabalhos por conta própria, em situações de sobrecarregamento é recomendável dividir as tarefas com os outros. Além de ganhar mais tempo para outras atividades, o ritmo da equipe melhora.

Organizar a mesa de trabalho
Uma mesa de trabalho desorganizada pode transmitir a sensação de confusão e improdutividade. Quando tudo está no lugar, é mais fácil focar e agilizar nas atividades prioritárias.

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